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전자결재를 통해 문서를 기안하려면 미리 생성해둔 문서 양식이 필요합니다.
하이웍스에서 기본 제공되는 문서를 이용하거나 기본 제공 양식 외에 관리자가 상황에 맞게 양식을 생성해 이용할 수 있습니다.

 

양식함 관리에서 문서 양식을 생성/관리하는 방법은 아래와 같습니다.

 

 

1. 하이웍스 오피스에 전자결재 관리 권한을 가진 계정(전체 관리자(슈퍼 관리자), 전자결재 관리자)으로 로그인합니다.

 

 

• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다.   예)  https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com    •  DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요.

 

① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.

 

2. 로그인 후 오피스 홈에서 [전자결재]를 클릭합니다.

 

 

3. [관리자 설정 > 양식함 관리]를 클릭해 문서 양식을 생성/관리할 수 있습니다.

1) [양식생성]을 클릭해 새로운 양식을 생성합니다.

 

 

(2) 기본 설정 항목을 입력하거나 선택합니다.

 

 

① 기안 위치: 기안 위치는 외부 솔루션에 양식 연동에 필요한 기능으로, 작성 페이지나 외부 팝업에서 양식을 사용하는 데 있어 내용 변조의 위험을 없애기 위한 설정입니다. 외부에서 기안 체크 시 전자결재 내부에서는 해당 양식으로 기안할 수 없고, 외부 솔루션에서 기안 API를 통해서만 기안이 가능합니다.
② 결재 분류: 양식의 상위 분류를 선택합니다.
③ 양식명: 문서 양식 이름을 입력합니다. 양식명은 중복으로 사용할 수 없습니다. 양식명은 한글/영어 무관 20자로 제한됩니다.
④ 약칭: 약칭은 문서 번호에 활용되므로 짧을수록 보기에 좋습니다. 약칭명은 중복해 사용할 수 있지만 구분하는 것이 편리합니다. 약칭명은 한글/영어 무관 10자로 제한됩니다.
⑤ 설명: 문서에 대한 설명을 입력합니다.
⑥ 양식 규정: 양식 규정의 [등록]을 클릭해 문서 사용 시 필요한 사내 규정을 입력합니다. 특정한 규정 없이 사용하는 경우 미등록 상태를 유지합니다.
⑦ 보존 연한: 문서 작성 페이지에서 노출할 보존 연한을 설정하고, 기안자와 결재자가 보존 연한을 변경하지 못하도록 하려면 [변경 금지] 좌측의 체크박스를 선택합니다. 관리자의 보존 연한 만료 후 삭제 설정에 따라 보존 연한이 지난 문서는 삭제 상태가 되어 삭제 문서 목록으로 이동될 수 있습니다. 이 경우, [전자결재 > 관리자 설정 > 삭제 문서 목록]에서 복원하거나 완전 삭제할 수 있습니다.  

⑧ 보안 등급: 문서 작성 페이지에서 노출할 보안 등급을 선택하고, 기안자와 결재자가 보안 등급을 변경하지 못하도록 하려면 [변경 금지]좌측의 체크박스를 선택합니다. 문서의 보안 등급에 따라 결재선 변경 및 열람 권한이 생깁니다. A등급과 B등급에 대한 기본 열람 권한은 [전자결재 > 관리자 설정 > 기본 설정]에서 변경 가능합니다.
⑨ 양식 ID: [사용]을 선택 시, 작성할 수 있는 문서로 노출됩니다.
[미사용] 선택 시,  문서 작성 페이지에 해당 문서 양식을 노출시키지 않고 양식함에만 보관됩니다.

 

(3) [결재 양식 > 설정]을 클릭해 결재 포맷 을 선택 후 [다음]을 클릭합니다.

 

 

① 결재: 결재, 합의, 참조자의 포맷이며, [재무합의 사용] 좌측 체크박스를 선택하면 재무 합의자도 포맷에 추가됩니다.
업무 기획서처럼 결재자와 합의자가 필요한 경우 사용합니다.
② 신청: 신청, 처리, 참조의 포맷입니다.
물품 구매 요청  또는 휴가 신청과 같이 문서 내용에 대한 신청자와 처리자가 다른 경우 사용합니다.
③ 결재 후 송신: 결재, 참조(결재 참조), 수신, 수신 참조의 포맷입니다.
내부 결재가 완료된 후 수신자와 수신 참조자에게 송신되는 문서로, 주로 관련팀에서 결재 후 다른 부서에 송신할 때 사용합니다.
④ 회람: 회람 선을 사용하는 포맷입니다.
회의록처럼 승인이 필요하지 않고, 내용 공유가 필요할 때 사용합니다.

 

• 결재자 관련 용어 의미는 아래와 같습니다. - 결재자: 부서 내 결정 권한을 가지고 있는 사람 - 합의자: 다른 부서의 동의나 승인이 필요한 사람 - 재무 합의자: 재무나 회계 관련 부서의 동의 또는 승인이 필요한 사람 - 신청자: 부서 내 결정 권한을 가지고 있는 사람 - 처리자: 실질적으로 결재 문서에 포함된 업무를 처리하는 사람 (예: 물품 구매 요청 시 처리자는 구매/총무 관련 부서원) - 참조자: 해당 문서의 결정 권한이나 승인이 필요한 사람은 아니지만, 문서 내용 관련 참조가 필요한 사람 - 수신/수신 참조자: 다른 부서에서 해당 문서 내용을 알아야 하는 사람 - 회람자: 해당 문서 내용의 공유가 필요한 사람

 

포맷에 맞는 결재자를 지정 후 [확인]을 클릭합니다.

결재 포맷에서는 지정 결재자 또는 레벨로 결재선을 선택할 수 있습니다. 신청, 결재 후 송신 포맷에서는 자동/수동 결재선을 선택할 수 있습니다. 회람 포맷에서는 지정 회람자만 선택할 수 있습니다.

 

- 자동/레벨: 결재, 신청, 결재 후 송신 포맷에서 결재선과 신청선의 최종 결재선을 조직 등급(레벨)으로 설정할 수 있습니다.
결재 포맷에서는 기안자의 조직 등급에 따라 자동으로 표시될 조직 등급(레벨)을 각각 선택해 지정할 수 있습니다. 
조직 등급 5 레벨에 포함된 기안자가 문서 기안 시 조직 등급 1 레벨까지의 조직장을 순서대로 자동 결재자에 포함하려면,
자동 결재선의 하위 레벨부터 상위 레벨까지 순서대로 결재선으로 지정합니다.
신청, 결재 후 송신 포맷에서는 최종 조직 등급(레벨)만 지정하면 지정한 레벨의 조직장이 최종 결재자로 지정되고, 그 하위 조직장들이 결재자로 자동으로 표시됩니다. 
조직 등급과 조직장 설정은 [인사 > 조직/임직원관리 > 조직 관리]에서 설정할 수 있습니다.

- 수동: 결재자 이름을 직접 입력해 사용자가 문서 작성 시, 지정 결재자가 자동으로 표시되도록 할 수 있습니다. 미입력 시, 기안자가 문서를 작성할 때 결재선을 직접 설정할 수 있습니다.

 

지정 결재자 삭제 금지 항목에 체크 시, 해당 문서 양식을 사용할 때 지정된 결재자를 삭제할 수 없도록 고정됩니다.

 

 

• [지정 결재자 삭제 금지]가 설정된 양식에서 결재선을 편집하여 임시저장 후 임시저장한 문서를 열람하여 기안할 경우, 편집한 결재선은 초기화됩니다. • [지정 결재자 삭제 금지]가 설정된 양식에서 결재선을 편집하여 기안 후 기안한 문서를 기안복사할 경우, 편집한 결재선은 초기화됩니다.

(4) 문서 제목의 기본값을 입력하고 싶은 경우, [제목]란에 입력합니다.
문서 제목을 미리 설정할 수 있으며, 문서 작성 화면에서 양식을 불러올 때 관리자가 미리 설정한 제목이 함께 노출됩니다.


 

• 제목 설정 기능은 [전자결재 > 관리자 설정 > 양식함 관리] 에서 양식 구분이 '오피스'일 때만 사용이 가능하며, '시스템' 일 때는 사용이 불가합니다.

(5) 내용 설정의 DB 유닛 사용 여부를 설정합니다.

DB 유닛을 사용하는 경우, 송금 요청 내역은 사용할 수 없습니다.
DB 유닛은 전자결재 관리자가 [전자결재 > 관리자 설정 > 양식함 관리 > DB 유닛]에 미리 등록해둔 자료를 토대로 사용할 수 있습니다.
DB 유닛을 통한 문서 양식을 생성하는 경우 [사용]을 클릭하고, 해당 항목을 사용하지 않을 경우 [미사용]을 클릭합니다.

 

 

DB 유닛 사용을 선택 후 [설정]을 클릭하면 미리 등록해둔 DB 항목 이름이 표시됩니다.
사용할 DB 항목을 클릭해 해당 유닛에 구성된 입력 항목을 미리 볼 수 있으며, [선택]을 클릭해 사용할 DB 유닛을 지정합니다.

 

 

DB 유닛을 선택하면, 결재 문서 보기 방식 설정 항목이 추가로 표시됩니다.

결재 문서 보기 방식은 [입력 화면과 동일] 또는 [인쇄 서식과 동일] 중에 결재 문서가 보이는 형태를 선택합니다.

결재 문서 보기 방식을 [입력 화면과 동일]을 선택한 경우, 인쇄 서식 사용 여부 항목이 추가로 표시됩니다.

 

 

결재 문서 보기 방식을 [인쇄 서식과 동일] 또는 [입력 화면과 동일 > 인쇄 서식: 사용]을 선택했다면

인쇄 서식 편집 좌측의 [각 항목]을 클릭해 인쇄 시 표시될 항목을 편집합니다.

 

 

• 인쇄 서식 설정은 반드시 좌측 항목을 클릭해 서식을 설정해야 합니다 • 인쇄 서식 설정 시 표시되는 형식 '{{#항목 이름}}'을 에디터 내 직접 타이핑한 경우 해당 DB 유닛과 연동되지 않으며, 입력한 텍스트 '{{#항목 이름}}'가 그대로 표시됩니다.

 

(6) 전자결재 양식에서 사용할 수 있는 휴가 신청, 근무 체크, 추가 근무의 모듈을 설정합니다.




① 휴가 신청: 한 번에 여러 사용자의 휴가를 신청할 수 있으며, 인사 솔루션에 반영됩니다.
② 근무 체크: 한 번에 여러 사용자의 근무 체크를 신청할 수 있으며, 인사 근무체크 기능과 동일하게 근무현황에 결재 완료된 근무체크 내용이 표시됩니다. 근무상태 체크와 출퇴근체크를 동시에 할 수 있습니다. (출장, 교육 신청 등에 활용)
③ 추가 근무: 한 번에 여러 사용자의 추가 근무를 신청할 수 있습니다. 인사 연장근무신청과 달리 출근 ~ 퇴근 체크 범위 내에 있지 않아도 근무 시간으로 인정됩니다. (긴급근무 신청 등에 활용)


모듈을 사용하여 문서를 기안할 때 표시되는 항목은 다음과 같습니다.





(7) 송금 요청 내역 사용 여부를 설정합니다.

송금 요청 내역을 사용하는 경우, DB 유닛은 사용할 수 없습니다.
송금 요청 내역은 전자결재 관리자가 미리 등록해둔 자료를 토대로 사용할 수 있습니다.
[사용]을 클릭해 송금 요청 내역을 사용하면 사용자가 문서를 작성할 때 본문 하단에 선택한 송금 요청 내역을 입력하도록 표시됩니다.

 

 

송금 요청은 거래처에 송금을 요청 시 거래처의 계좌 정보와 송금액 등을 DB 형식으로 이용할 수 있는 기능입니다.

송금 요청에 필요한 기본 자료는 [전자결재 > 회계 정보 관리]에서 설정할 수 있습니다.

송금 요청을 사용하는 경우, 문서 기안 시 표시되는 항목은 다음과 같습니다.

 

 

(8) 문서 내용을 입력 후 [확인]을 클릭해 설정한 양식을 저장합니다.

 

 

• 상단 툴을 활용해 결재 문서 본문의 폰트, 정렬, 이미지 첨부, 표 삽입 등을 사용할 수 있습니다. • MS OFFICE나 한글 파일을 복사해 에디터에 붙여 넣기를 하면 원본 파일 서식과 100% 일치하지 않을 수 있습니다. 그럴 때는 사용자가 에디터의 소스 보기를 통해 수정을 해주시거나 에디터에서 직접 작성해 주셔야 합니다.

 

• 가비아 유튜브 채널에서 문서 양식 생성 방법을 동영상으로 확인해 보세요. [하이웍스 매뉴얼] 전자결재 관리자 ─ 양식 생성하기